L’organizzazione di eventi è un’attività che desta parecchio fascino e questo lo dimostra il numero considerevole di persone che si appresta a intraprendere questa attività.
Organizzazione di eventi, event planning, event creator, event design, event management e la crescita del + 19% delle agenzie che si occupano di tutte le mille sfaccettature di #event possibili dimostra che questa professione e attività piace proprio tanto.
In questa sede però non vogliamo fare la differenza tra tutti gli #eventquaccheccosa che offre il mercato anzi, “quanti più siamo meglio stiamo” purchè ogni professione di queste legate al mondo dell’organizzazione degli eventi sia insita di valore e professionalità.
Oggi vogliamo raccontarvi quali sono gli step per costruire un evento che sia fatto di numeri e valori. Numeri intesi come quantità della gente che partecipa ad un evento, quantità di acquisti effettuati durante e dopo l’evento, numero di visualizzazioni che ottiene quell’evento, e di conseguenza l’azienda che lo promuove, numero delle interazioni e partnership che da un evento scaturiscono.
Ma un evento non è fatto solo di numeri, ovviamente. Esso deve comunicare valore ed ogni azienda ne ha uno, o più di uno.
L’evento aziendale non è un aperitivo al bar o un semplice momento di aggregazione. Organizzare un evento aziendale significa studiare ogni singolo dettaglio affinché esso supporti il perseguimento di quell’obiettivo che è stato il motore di tutto.
Che siano grandi eventi egregiamente strutturati e ormai diventati punti di riferimento in vari settori, o che si tratti di piccoli eventi, entrambi vanno realizzati seguendo un iter ben preciso perché nulla sia casuale e, soprattutto, perché l’evento colpisca nel segno.
Che sia un grande o un piccolo evento, l’organizzazione di un evento aziendale consta dunque dei seguenti step:
PRIMO STEP
Comprendere gli obiettivi di business del cliente: non sempre questi si perseguono con un evento, viceversa passa al secondo step.
SECONDO STEP
L’evento è il mezzo giusto? Se la risposta è affermativa bisogna passare all’organizzazione di eventi e studiare un format ovvero come questo evento dovrà strutturarsi perché esso arrivi dritto al centro. Studiare un format significa progettare un evento nella dinamica e nella comunicazione perché raggiunga l’obiettivo aziendale.
TERZO STEP
C-O-M-U-N-I-C-A-R-E l’evento. Ok l’organizzazione di eventi a regola d’arte ma un evento non comunicato o comunicato male è un evento che non esiste e che già in partenza è fallimentare, in termini di business. Spesso vedo spendere budget considerevoli in eventi con attrazioni e allestimenti scenografici degni di Enzo Miccio ma che sono privi di messaggi: un pò come un centro tavola di porcellana di Capodimonte comprato e messo lì ad adornare un ambiente che non vedrà nessuno. Che senso ha?
Ciò che vogliamo dire è: ok l’aspetto estetico, al quale noi stessi teniamo particolarmente, ma organizzare un evento significa realizzare un accadimento le cui dinamiche siano talmente armoniche e agganciate strategicamente da lanciare un messaggio ben preciso.
QUARTO STEP
Bilancio dell’evento. Come ogni strumento di comunicazione a fine evento si ragiona di numeri e, se possibile si pianifica come triplicare quei numeri e/o trasformarli in conversioni.
Un evento business non deve solo intrattenere ma deve vendere, un prodotto, un servizio o semplicemente l’identità aziendale e i suoi valori.
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